مدیریت زمان

مدیریت زمان

 

امروزه "مدیریت زمان" در علم مدیریت از جایگاه ویژه ای برخوردار است، زیرا با تأسی از راهکارهای "مدیریت زمان" می توان بازدهی سازمان ها را افزایش داد و با بهره گیری مناسب از "زمان" از اتلاف وقت و هزینه های سنگین در سازمان ها پیشگیری نمود. از این رو، مدیریت زمان علم کنترل زمان و استفاده صحیح از آن نیز نامیده می شود. مدیریت زمان بر راهکارهای متعددی استوار است که از این میان می توان به برخی از روش های کنترل زمان و بهره گیری مطلوب از آن اشاره نمود:

۱- از هزینه کردن برای صرفه جویی در وقت دریغ نکنید، زیرا بسیاری از کارها را می توانید به کسانی بسپارید که کار را سریع تر و بهتر از شما انجام می دهند.

 2- به مدیریت زمان به عنوان مجموعه ای از مهارت و ابزارها نگاه کنید که از آنها برای ساختن یک سازمان کارآمد می توان استفاده نمود.

 3- هر قدر در انجام امور ساده، منظم تر و مقرراتی تر باشید، می توانید در انجام امور مهم، طبیعی تر و آزادانه تر عمل نمائید

۴- طوری مدیریت کنید که گویی به تمام جنبه های "مدیریت زمان" مسلط هستید.

۵- برای این که در کسب عادت های "مدیریت زمان" پیشرفت کنید از شخص دیگری که فوق العاده منظم و مرتب است تقلید نمائید.

۶- برای پرورش عادت های مثبت در زمینه "مدیریت زمان"، با قدرت دست به کار شوید و تا زمانی که عادت مورد نظر کاملاً در شما شکل نگرفته است حتی از اشتباهات کوچک خود نیز چشم پوشی نکنید.

 ۷- مدیریت زمان، شما را نه تنها سخت کوش تر می کند، بلکه با استفاده از آن هوشیارتر نیز عمل می نمایید.

۸- از دهه نود به بعد، "زمان" از لحاظ اقتصادی هم ارزش پول تلقی می شود از این رو همواره در پی راهکار هایی باشید که زمان انجام کارها را کاهش دهد.

 ۹- مدام در جستجوی راه های بهتر، سریع تر و مؤثرتر برای رسیدن به نتایج مورد نظر خود در کوتاهترین زمان باشید.

1۰- مدام در پی یافتن راه هایی باشید که عملکرد شما را کاملاً متحول کند، به صورتی که فعالیت هایتان با اهداف بلند مدت هماهنگی بیشتری پیدا کند.

۱۱- تردید و دودلی یکی از عوامل مهم اتلاف وقت است. به یاد داشته باشید در 80 درصد کارها باید در همان هنگامی که ایده به ذهن تان می رسد، درمورد اجرا یا عدم اجرای آن قاطعانه تصمیم گیری کنید.

 ۱۲- خود را ملزم کنید که وقت شناس باشید از این رو، هرگز دیگران را منتظر نگذارید.

آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟! یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل 20 - 80 است، یعنی از %20 زمان برای انجام %80 کارهایت استفاده کن. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است. در این مقاله قصد داریم تا تعدادی از راهکارهای مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم.از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم می‌‌شوند:

۱- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد.۲- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند.۳- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام می‌‌شود.۴- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند.

موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی:

۱- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.۲- کارها را اولویت بندی کنید.۳- راهزنان وقت را بشناسید.۴- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.

شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید: شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟ شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟

 

راههای ایجاد وقت:

۱- زنده کردن وقت مرده ( مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می‌‌گذرد و ... )2- انجام کارها به طور همزمان3- تنظیم کردن وقت خواب4- کنترل بیشتر روی وقت تفریح5- نه گفتن به درخواست های غیر مهم6- عقب انداختن کارهای غیر مهم

 

شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟ شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟ اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید. در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.

اتلاف کننده های زمان

 – راهایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید. تلاش بیش از حد در یک کار تعلل کردن و پشت گوش انداختن وقفه ایجاد کردن در میان یک کار گوش ندادن ناتوان بودن در گفتن "نه" ناتوان بودن در نتظیم اولویتها همه را در یک کار سهیم کردن زیاد از حد به جزئیات توجه کردن کم توجهی به مطالب اصلی بی برنامگی کم توجهی به کل کار و اهداف آن انجام دادن یک کار جزء جزء شده کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود دزدان زمان

- راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود. اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح) مطالب خواندنی بسیار زیاد جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی) تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن) کمبود نیروی حمایتی سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده) نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور) افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)

 راههای مدیریت زمان یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید

کارهای فوری در برابر کارهای مهم کار فوری = در وقت مشخصی (معمولا خیلی زود) باید انجام شود. کار مهم= کار مشخصی (شاید در وقت طولانی) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود. که هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر میشود.

 

اگر شما در زندگی بر نامه ریزی نداشته باشید خود به خود برای شکست برنامه ریزی کرده اید

 

مدیریت زمان

چگونه از زمان استفاده کنید

بیشتر افراد به فرصت هایی که در هر روز کاری آنها به هدرمیرود توجهی ندارند یکی از راههای استفاده بهینه از زمان بررسی این نکته است که در حال حاضر چگونه از وقت خود استفاده میکنیم. بعد از یافتن پاسخ بهتر است به دنبال راههای دیگری نیز برای استفاده موثر از زمان باشید.

 

عملکرد روزانه شما چگونه است

انجام دادن چند کار در آن واحد مساله ایست که همواره ما را از لحاظ زمانی دچار مضیقه میکند. ما میتوانیم به راحتی وقت زیادی را صرف کارهای تکراری روزلنه مانند خواندن پیامهای الکترونیکی کنیم. اما مسلما این کار به قیمت انجام نشدن کارهای مهم و مولد دیگر تمام میشود. در حال حاضر شما چگونه ساعات کاری خود را تقسیم میکنیدآیا شما کارهایتان را اولویت بندی میکنید. به طوری که بتوانید امور مهم و ضروری را انجام دهید؟یا اینکه ترجیه میدهید در درجه اول کارهای خوش آیند را انجام دهید. آیا تماسهای تلفنی حواس شما را پرت میکند یا برای پرداختن به اینگونه امور سیستم خاصی دارید. آیا در طول روز زمان زیادی از وقت شما به هدر میرود ؟

وقت شما چقدر ارزش دارد؟

محاسبه اینکه زمان برای شما چقدر ارزش دارد و چه مقدار از آن به طور موثر مورد استفاده قرار نمیگیرد یک کار بسیار ضروری است. با استفاده از فرمول زیر محاسبه کنید هر ساعت و هر دقیقه از زمان کاری شما چقدر ارزش دارد  سپس با استفاده از نتایج به دست آمده هزینه نسبی انجام هر یک از کارهای روزانه را برآورد کنید.

60/{تعداد ساعات کار در سال / (حقوق سالیانه×1.5)}= هزینه بر حسب دقیقه

برای محاسبه ارزش هر دقیقه از زمان کاری حقوق سالیانه خود را در 1.5(هزینه های سربار) ضرب کنید و بعد حاصل ضرب را بر تعداد ساعات کار در سال تقسیم کنید . سپس رقم به دست آمده را بر 60 تقسیم کنید.

تهیه یک فهرست زمانی از فعالیت های روزانه

ثبت فعالیت های روزمره به شما کمک خواهد کرد تا وقت خود را به شکلی اثر بخش اداره کنید. شاید برای شما جالب باشد که بدانید مثلا بخش عمده روز را به گپ زدن میپردازید و بخش کوچکی را صرف کار و برنامه ریزی میکنید. با تهیه یک فهرست زمانی از فعالیت های روزانه میتوانید مواردی که نیاز به توجه بیشتری دارند را مشخص کنید. ثبت فعالیت های روزانه و نگهداری فهرست مربوطه بستگی به سیکل کاری شما دارد.

اگر سیکل کاری شما ماهیانه است ثبت فعالیت و نگهداری از فهرست را به مدت چند ماه انجام دهید و اگر سیکل کاری شما هفتگی است ثبت فعالیت را به مدت چند هفته ادامه دهید.

زمان کاری خود را به قسمت های 30 دقیقه ای تقسیم کنید و در هر قسمت فعالیت های خود را دقیقا ثبت کنید.

ثبت فعالیت های روزانه به شما کمک میکند تا ببینید چه مقدار از وقت خود را صرف کارهای غیر ضروری و چه مقدار را صرف امور مهم میکنید.

نکته:هنگام رفتن به محل کار درباره روزی که در پیش خواهید داشت فکر کنید .کارهایی را به دیگران محول کنید که کارایی شما را در استفاده از زمان کاهش میدهند